Caractéristiques principales
Le logiciel est installé en 1/2 journée et tant l'IT que les utilisateurs seront directement productifs. DigiDocFlow génère des documents PDF compressés de haute qualité avec un contenu OCR intégré. Cela permet de retrouver aisément et en un éclair vos précieuses informations. De plus, DigiDocFlow est capable de détecter les barcodes et en fonction de cette valeur de router le document vers le folder voulu. L'utilisation d'une ou plusieurs liste(s) XML, permet, à partir de nos MFP Ricoh Aficio compatible Java:
- de classer le document en fonction de critères bien précis (métadonnées)
- les métadonnées seront utilisées pour générer un chemin d'accès
- et/ou dans un nom de fichier et/ou dans un cachet (pour identifier le document)
- et/ou dans un fichier de sortie XML
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Type d'utilisation
OCR
Grâce à l'OCR (Optical Character Recognition), vos courriers, brochures documentations,... sont automatiquement indexés sur leur contenu. En ajoutant un outil d'indexation sur la station de travail, il est alors possible de retrouver en un éclair le document recherché parmi des centaines de milliers en une fraction de seconde.
Barcode
Le barcode est très utilisé dans les domaines médicaux, logistiques, la grande distribution et s'étend peu à peu aux autres métiers. Le barcode permet le travail en lot afin d'identifier les documents de manière sûre et de séparer les documents (et leurs annexes éventuelles) les uns des autres.
Le barcode peut être produit directement à l'impression (ex: note d'envoi, bon de livraison, bon de réparation, formulaires de toutes sortes,...). Lorsque ce document est scanné, il est directement reconnu par DigiDocFlow, ce qui permet son classement automatique.
Pour un courrier entrant, il n'y a pas encore de barcode. Il faut donc produire une référence et imprimer celle-ci sous forme de barcode sur une étiquette à coller sur le document entrant.
Protection des données
Vos données se trouvent protégées par la gestion des accès au serveur de fichiers. En plus, il est aussi possible de protéger l'accès au document par un mot de passe et même d'utiliser un système d'encryptage, par exemple dans un département de ressources, dans les domaines bancaires et médicals.
Indexation des documents à partir de l'Aficio
Uniquement pour les appareils multifonctions Ricoh supportant la technologie Java.
Afin d'identifier vos documents, il est possible de créer des listes par fournisseurs, clients, ou produits et de relier ces listes à des "process" prédéfinis. De nos copieurs, il est possible de consulter ces listes hébergées sur le serveur DigiDocFLow, de choisir une valeur (par liste), qui va permettre de classer le document de manière structurée sur votre serveur de fichier. Il est possible d'utiliser le clavier du copieur pour imputer une référence manuellement plutôt que de la choisir dans une liste XML.
Connecteurs (plugins)
L'intérêt des connecteurs est qu'ils permettent de lier les données scannées à votre système de gestion (CRM, ERP, logiciel de compta, base de données,...). Cela vous permet de conserver dans une seule archive toutes les pièces relatives à un même dossier.
En standard, DigiDocFlow dispose du connecteur vers Windows SharePoint Server 3.0.
Links
- Embedded Software Architecture
- Ricoh Developer Site
- Supported Device List
- Connector Overview
Links
